Wissensmanagement im Ingenieurbüro – Bedeutung und Umsetzung
Wissensmanagement ist in der heutigen Geschäftswelt von großer Bedeutung, da es dazu beitragen kann, den Erfolg des Unternehmens zu steigern in dem es die Effizienz und die Qualität erhöht. Durch ein effektives Wissensmanagement wird das Wissen innerhalb des Unternehmens gesammelt, organisiert und gezielt verbreitet, um sicherzustellen, dass es allen Mitarbeitern zur Verfügung steht und genutzt werden kann.
Durch ein effektives Wissensmanagement kann das Ingenieurbüro seine Leistungsfähigkeit steigern und schneller auf Veränderungen in der Branche reagieren. Dieser Aspekt ist in Zeiten komplexerer Planungsmethoden wie BIM und stetig wechselnder Gesetzesvorgaben wie dem GEG wichtiger denn je.
Es ist außerdem ein wichtiger Faktor für den Erfolg, da es dazu beiträgt, dass das Wissen und die Fähigkeiten der Mitarbeiter genutzt und weiterentwickelt werden. Langfristig ergeben sich mit besser ausgebildeten Mitarbeitern Wettbewerbsvorteile. Hierdurch steigt nicht nur die Qualität der zu erbringenden Dienstleistung, was sich in einem höheren Kundennutzen und folglich Kundenzufriedenheit ausdrückt. Ein gut funktionierendes Wissensmanagement führt wiederum zu besseren Entscheidungen und zu effektiveren Prozessen. Auch die gezielte Einarbeitung von neuen Mitarbeitern ist ein Vorteil bei effizientem Wissensmanagement.
Einige Hindernisse, die dem Wissensmanagement im Ingenieurbüro im Weg stehen können, sind:
Mangelndes Bewusstsein für die Bedeutung von Wissensmanagement: Oftmals wird Wissensmanagement als „nice to have“ betrachtet, aber nicht als unverzichtbares Element des Unternehmenserfolgs. Wenn das Management des Unternehmens nicht hinter dem Wissensmanagement steht, werden die notwendigen Ressourcen und der Fokus auf die Umsetzung nicht bereitgestellt.
Schwierigkeiten bei der Identifizierung und Einbindung von Experten: Ein wesentlicher Teil des Wissensmanagement-Prozesses ist die Identifizierung von Experten innerhalb des Unternehmens und die Einbindung ihres Wissens in das System. Dies kann jedoch schwierig sein, wenn die Experten sich nicht freiwillig beteiligen oder es schwierig ist, ihr Wissen zu erfassen und zu strukturieren.
Eines der Haupthindernisse bei der Implementierung von Wissensmanagement in Ingenieurbüros ist die Tatsache, dass viele Mitarbeiter ihr Wissen und ihre Erfahrungen als persönliches Eigentum betrachten und nicht unbedingt bereit sind, dieses freiwillig zu teilen. Es kann daher schwierig sein, die Mitarbeiter dazu zu bewegen, ihr Wissen und ihre Erfahrungen in einem gemeinsamen Wissensmanagement-System zu dokumentieren und zu teilen.
Ein weiteres Hindernis beim Wissensmanagement in Ingenieurbüros kann die mangelnde Standardisierung von sich wiederholenden Prozessen bspw. Bedenkenanmeldungen beim AG und Arbeitsabläufen sein. Wenn jeder Mitarbeiter seine Arbeit auf seine eigene Weise erledigt, kann es schwierig sein, das Wissen und die Erfahrungen aller Mitarbeiter zu einem gemeinsamen Wissenspool zusammenzuführen. Das Ziel sollte es jedoch nicht sein, die unterschiedliche Herangehensweise an Projekte zu glätten, da individuelles, kreatives Denken ein unverzichtbares Element in jedem Büro darstellt.
Einige der Vorteile eines effektiven Wissensmanagements im Ingenieurbüro können sein:
Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Teams: Durch das Sammeln und Teilen von Wissen können Mitarbeiter besser miteinander arbeiten und kommunizieren, was zu einer besseren Teamdynamik führen kann.
Steigerung der Innovationsfähigkeit: Durch das Zusammenführen von verschiedenen Perspektiven und Ideen kann ein Ingenieurbüro seine Innovationsfähigkeit erhöhen und bessere Lösungen für die Herausforderungen seiner Kunden finden.
Verringerung von Fehlern und Verbesserung der Qualität der Arbeit: Durch das Teilen von Wissen und Best Practices können Fehler vermieden und die Qualität der Arbeit verbessert werden.
Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit gegenüber anderen Ingenieurbüros in derselben Branche, da ein gewisser Prozentsatz der Arbeiten repetitiv auftauchen. Hierdurch können Prozesse beschleunigt werden.
6 Tipps um Wissensmanagement in einem Ingenieurbüro erfolgreich umzusetzen
1.) Erstelle ein Wissensmanagement-Konzept
Identifizieren und strukturieren Sie wichtiges Wissen. Bevor Sie mit dem Teilen von Wissen beginnen können, müssen Sie zunächst einmal feststellen, welches Wissen für Ihr Ingenieurbüro relevant ist. Dazu können Sie zum Beispiel ein Wissensinventar erstellen und das Wissen nach Themen oder Projekten strukturieren. Lassen Sie sich hier von langjährigen und kreativen Mitarbeitern helfen.
2.) Wissensplattform oder Wissensdatenbank
Eine Wissensdatenbank ist eine zentrale Plattform, auf der das relevante Wissen des Unternehmens gesammelt und organisiert wird.
Ein praktisches Beispiel stellt das Mutter Leistungsverzeichnis (LV) dar. So ein umfassendes Stamm-LV kann zu Beginn von Ausschreibungen i.d.R. für 80 % des Inhaltes verwendet werden. Zeitersparnis liegt hier auf der Hand – es muss allerdings aktuell gehalten werden.
3.) Ordner- und Dateistruktur
Eine Möglichkeit, Dateien und Dokumente im Ingenieurbüro besser zu strukturieren, ist die Verwendung von Dateiordnern und -tags.
Indem Sie Dateien in klar strukturierten Ordnern ablegen und mit relevanten Tags versehen, können Sie sicherstellen, dass sie leicht zu finden und zu organisieren sind. Zum Beispiel können Sie einen Ordner für jedes Projekt erstellen und Unterordner für jeden Teil des Projekts anlegen, wie zum Beispiel „Entwürfe“, „Berechnungen“ und „Pläne“. Dann können Sie die Dateien mit Tags versehen, die beschreiben, was in der Datei enthalten ist, wie zum Beispiel „HLS“ oder „Elektro“. Auf diese Weise können alle Beteiligten schnell und einfach die benötigten Dateien finden und nutzen.
4.) Nutzen Sie digitale Tools
Sog. Collaboration-Plattformen wie z.B. ASANA, um das Wissen im Team zu organisieren und zugänglich zu machen. So können Mitarbeiter webbasiert schnell auf die benötigten Informationen zugreifen auch wenn Sie nicht an einem Ort sind und müssen nicht lange suchen. Dies schafft in der Projektierung erhebliche Vorteile und reduziert die typischen Emails oder Telefonate.
5.) Förderung der Zusammenarbeit im Team
Ermutigen Sie die Mitarbeiter, ihr Wissen und ihre Erfahrungen miteinander zu teilen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Durch den Austausch und die Zusammenarbeit können sich alle Teammitglieder weiterbilden und das Unternehmenswissen erweitern.
6.) Motivieren Sie Mitarbeiter zu spezifischen Themen der aktuellen Projektarbeit Kurzvorträge zu halten
Einmal im Monat an einem Freitag wäre ein guter Zeitpunkt. Neben der Wissenserweiterung verbessert dies ebenfalls den Präsentations-skill. Achten Sie darauf, dass dies nicht als Zwang wahrgenommen wird.
Fazit
In der heutigen schnelllebigen und immer komplexer werdenden Welt ist es für Ingenieurbüros von großer Bedeutung, ihr Wissen zu verwalten und zu nutzen. Eine rasante Entwicklung in der Branche macht es notwendig, ständig auf dem neuesten Stand zu bleiben, um erfolgreich zu sein.
Wissen ist Kapital und ein wichtiger Faktor für die Zukunftssicherheit eines Ingenieurbüros. Durch das systematische Verwalten und Nutzen des vorhandenen Wissens können Ingenieurbüros ihre Wettbewerbsfähigkeit verbessern und sich von der Konkurrenz abheben.
Ein effektives Wissensmanagement erfordert die Einführung von Strukturen und Prozessen, die das Sammeln, die Organisation, den Zugang und die Nutzung von Wissen ermöglichen. Dazu gehören beispielsweise regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen, die Pflege von Wissensdatenbanken und die Schaffung von Communities of Practice, in denen Mitarbeiter ihr Wissen austauschen und teilen können. Ebenfalls ist ein gesundes Verhältnis zu Fehlern wünschenswert. Fehler sind per se nicht schlecht, sofern diese auch zur Verbesserung der Prozesse genutzt werden. Ziel sollte es sein, dass langfristig die gleichen Fehler nicht wiederholt begangen werden.
Lernen Sie von Computern: Die heutige Rechentechnik kann unvorstellbare Datenmengen in kürzester Zeit verarbeiten. Dies wird ermöglicht indem sich eine Vielzahl von Computern über das Internetz zusammenschalten, um mehr Rechenleistung als ein einzelner PC zu generieren. Mitarbeiter im Ingenieurbüro sind wie einzelne Computer, deren Wissen zusammen getragen mehr Wert ist als alleine.